Hoe houd ik een goed functioneringsgesprek

“Als je geen duidelijke afspraken maakt, kun je niet verwachten dat je als leidinggevende krijgt wat je wilt,” stel de docent Geert Haentjens eerder in De Dokter. Bij de LHV Academie geeft hij de workshop Functioneringsgesprekken. Wat komt er kijken bij zo’n gesprek?

1. Ik houd ieder jaar een beoordelingsgesprek. Is dat niet hetzelfde?

 In zowel het beoordelingsgesprek als het functioneringsgesprek staat het functioneren en motiveren van uw medewerkers centraal. Er zijn echter grote verschillen. Waar een beoordelingsgesprek vooral eenrichtingsverkeer is, u spreekt uw oordeel over het functioneren van de medewerker uit, is het functioneringsgesprek een tweegesprek. Een beoordeling heeft (mogelijk) consequenties voor de beloning. Het functioneringsgesprek wordt getekend door een gelijkwaardige relatie: samen zoeken naar hoe (nog) beter functioneren.

2. Wat kan een functioneringsgesprek opleveren? 

In een functioneringsgesprek heeft u gelegenheid om samen na te denken wat er moet gebeuren. U evalueert samen het functioneren, uw medewerker heeft daarin minstens zoveel inbreng als u zelf. Signaleert een van u beiden een probleem? Dan verkent u samen de mogelijke oplossingen. U komt tot concrete, controleerbare afspraken. Bijvoorbeeld in de vorm van een persoonlijk ontwikkelplan.

3. De voorbereiding is erbij ingeschoten. Kan het gesprek toch doorgaan? 

Geef op tijd aan dat u een dergelijk gesprek met uw medewerker wilt voeren. Geef aan wat het doel is en welke onderwerpen worden besproken. Leg ook uit dat het een functioneringsgesprek is en geen beoordelingsgesprek en vertel hoe uw medewerker zich zou kunnen voorbereiden. Heeft een van u geen tijd gehad om het gesprek voor te bereiden? Stel het dan uit, is het advies van Geert Haentjens. Voorbereiden gaat nog makkelijker met de checklist uit het personeelshandboek op de LHV-website.

4. Welke gesprekspunten kan ik aanhouden? 

Begin het gesprek altijd met een terugblik: wat heeft u de vorige keer afgesproken? Hoe is het sindsdien verder gegaan? De functiebeschrijving komt aan bod: is er iets veranderd of is het wenselijk dat dit gebeurt? En u kunt stilstaan bij de uitvoering van de omschreven werkzaamheden. Wat gaat goed of wat kan beter, hoe is de werksfeer en de werkdruk? Een volledige checklist met gesprekspunten is voor leden gratis beschikbaar op www.lhv.nl.

5. Wie schrijft het gespreksverslag? 

In een eerder artikel in De Dokter spreekt Geert Haentjens zijn verbazing uit over het gegeven dat de meeste huisartsen zelf het verslag van een functioneringsgesprek schrijven. “Het gaat in dit gesprek om de medewerker en zijn functioneren. Het helpt als de medewerker zelf het verslag maakt. Het versterkt het eigenaarschap.” Zowel u als uw medewerker ondertekenen het verslag. In het LHV personeelshandboek vindt u een voorbeeld van een functioneringsverslag. Leden kunnen dit downloaden op de LHV-website.

Meer weten? Download de LHV-handreiking over de beoordelingscyclus