LHV-hulp bij kiezen van juiste overeenkomst voor vaste waarneming

Heeft jouw praktijk behoefte aan extra invulling door een zelfstandige huisarts? Dan kun je tot 30 september 2025 gebruik maken van de Modelovereenkomst praktijkmedewerking. Het gebruik van deze Modelovereenkomst is slechts een houvast en geen garantie dat buiten dienstbetrekking wordt gewerkt. De Belastingdienst toetst altijd hoe er feitelijk wordt gewerkt.

In veel praktijken is nu sprake van vaste waarneming waarvoor de afspraken tussen waarnemer en praktijkhouder zijn vastgelegd in een Modelovereenkomst duurwaarneming. Deze overeenkomst is echter alleen bedoeld voor een samenwerkingsafspraak voor bepaalde tijd.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat dit type overeenkomst van tijd tot tijd verlengd wordt met eenzelfde periode. Daarvoor is deze overeenkomst niet bedoeld. Wanneer er weer volledig wordt gehandhaafd, zou het bij belastingcontrole zelfs tot vervelende financiële gevolgen kunnen leiden, bijvoorbeeld navordering van loonbelasting en sociale premies bij de praktijkhouder op grond van dienstbetrekking.

Realiseer je goed dat het werken met een modelovereenkomst geen garantie is dat buiten dienstbetrekking wordt gewerkt. Het biedt slechts een houvast om afspraken vorm te geven.

De handhaving zal per 1 januari 2025 weer worden hervat.

De kenmerkende verschillen tussen de huidige Modelovereenkomst duurwaarneming en de nieuwe Modelovereenkomst praktijkmedewerking:

1. De overeenkomst praktijkmedewerking kan worden afgesloten voor bepaalde én onbepaalde tijd. De overeenkomst van duurwaarneming geldt voor bepaalde tijd;
2. In de overeenkomst praktijkmedewerking staat dat de waarnemer de bevoegdheid heeft om binnen de afgesproken praktijkuren zijn spreekuurtijden en visitetijden naar eigen inzicht in te delen. Dit is niet vermeld in de overeenkomst van duurwaarneming;
3. In de overeenkomst van praktijkmedewerking staat (artikel 5.6) dat bij klachten van patiënten over de waarnemer, de klachtenregeling van de waarnemer van toepassing is en de klachtenfunctionaris van de waarnemer de klacht zal behandelen. Lees meer over de klachtenregeling voor vaste waarnemers. In de overeenkomst van duurwaarneming is en blijft de klachtenregeling van de praktijk van toepassing;
4. In de overeenkomst praktijkmedewerking kun je kiezen voor een bepaling waarop de Belastingdienst de garantie heeft gegeven dat deze voldoet aan de (fiscale) voorwaarden voor “vrije vervanging” (optioneel). De overeenkomst van duurwaarneming bevat deze bepaling (nog) niet.

Punt 2 en 3 onderstrepen de zelfstandige positie van de waarnemer én zijn in de Modelovereenkomst praktijkmedewerking een noodzakelijk element in de beoordeling van de Belastingdienst dat er géén sprake is van schijnzelfstandigheid (ontbreken gezag).

Punt 4 “vrije vervanging” is optioneel: door hiervoor te kiezen wordt jouw fiscale positie waarbij er geen sprake is van een dienstbetrekking nog sterker. Als de Belastingdienst van mening is dat u zich niet heeft gehouden aan de zaken die in de overeenkomst vermeld staan rondom gezag, is er tóch geen sprake van een dienstbetrekking omdat de waarnemer vrij is om zich te laten vervangen. Dit biedt dus nog een stukje extra zekerheid. Maar je moet als praktijkhouder en waarnemer wel samen bekijken of je deze mate van vrije vervangbaarheid wel of niet wenselijk vindt.

1. In de overeenkomst van praktijkmedewerking staat dat de waarnemer naar eigen inzicht en voor eigen rekening voorzieningen treft voor het risico van inkomensverlies als gevolg van arbeidsongeschiktheid. Hoe de waarnemer hier invulling aan geeft, is een vrije keuze. Dit kan bijvoorbeeld door het afsluiten van een arbeidsongeschiktheidsverzekering of een afdoende spaarsaldo op een bankrekening. Dit is niet vermeld in de overeenkomst van duurwaarneming.
2. In de overeenkomst praktijkmedewerking staat dat de waarnemer zelf verantwoordelijk is voor het in voldoende mate deelnemen aan nascholingen en draagt daarvan zelf de kosten. Dit is niet vermeld in de overeenkomst van duurwaarneming. Overigens wordt hieraan in de praktijk veelal wel voldaan.
3. In de overeenkomst van praktijkmedewerking staat dat de waarnemer zelf verantwoordelijk is voor het in voldoende mate deelnemen aan intercollegiale toetsing en draagt daarvan zelf de kosten. Dit staat niet vermeld in de overeenkomst van duurwaarneming. Ook hieraan wordt in de meeste gevallen echter voldaan.   

1. Welke modelovereenkomst moet ik kiezen?

• Je kiest voor een Modelovereenkomst duurwaarneming als er sprake is van een tijdelijke waarneming langer dan een week. Het steeds verlengen van deze overeenkomst met eenzelfde periode (wat nu veel wordt gedaan bij vaste waarneming) kan door de Belastingdienst worden gezien als een dienstbetrekking en kan financiële gevolgen hebben.
• Je kiest voor een Modelovereenkomst praktijkmedewerking als er sprake is van een vaste (langdurige) waarneming door een zzp-huisarts met een samenwerkingsafspraak voor bepaalde of onbepaalde tijd. De waarnemer is verplicht een eigen klachtenregeling te hebben en hierover te communiceren naar patiënten.
• Je kiest voor een Modelovereenkomst incidentele waarneming als er sprake is van tijdelijke waarneming van 1 of enkele dagen of een aaneengesloten periode van maximaal een week.

2. Waar vind ik de modelovereenkomsten?

De overeenkomsten zijn door waarnemer en praktijkhouder aan te maken via de contractgenerator van de LHV. Na het invullen van vragen, ontvang je een op jouw situatie toegesneden contract. Je kunt ook zelf de pdf’s van de contracten downloaden en invullen via de pagina over de Wet DBA.

3. Wanneer loopt de klachtenregeling via de praktijk?

Bij de overeenkomsten duurwaarneming en incidentele waarneming blijft gelden dat ook bij klachten over de waarnemer de klachtenregeling van de praktijk van toepassing is.

4. Wanneer heeft een waarnemer een eigen klachtenregeling? Hoe regel ik het?

Alléén als je de Modelovereenkomst praktijkmedewerking gebruikt is het verplicht om als waarnemer een eigen klachtenregeling en eigen klachtenfunctionaris te hebben. Als u nog kunt kiezen dan heeft het de voorkeur om voor beiden te kiezen voor dezelfde model klachtenregeling en geschilleninstantie, zodat u klachten en geschillen op dezelfde manier kunt afhandelen.

5. Wat zijn de financiële risico’s bij vaste waarneming?

Langdurige vaste waarneming door een zzp-huisarts kan door de Belastingdienst worden gezien als een dienstverband. Dit kan zodra de handhaving weer wordt opgepakt (is nu opgeschort tot 1 januari 2022) financiële gevolgen hebben zoals naheffing van loonbelasting en sociale premies. Het is daarom belangrijk duidelijke afspraken te maken over de samenwerking en deze vast te leggen in de juiste type overeenkomst.

Alléén als je de Modelovereenkomst praktijkmedewerking gebruikt is het verplicht om als waarnemer een eigen klachtenregeling en eigen klachtenfunctionaris te hebben. Bij de andere overeenkomsten (duurwaarneming en incidentele waarneming) blijft gelden: ook bij klachten over de waarnemer is de klachtenregeling van de praktijk van toepassing. Met name bij tijdelijke waarnemingen is het in het belang van de patiënt beter en meer logisch dat die klachtafhandeling wordt afgehandeld via de klachtenregeling van de praktijk. Maar wanneer een waarnemer langdurig verbonden is aan een praktijk, is het van belang dat zijn zelfstandigheid wordt onderstreept. Een eigen klachtenregeling en een eigen klachtenfunctionaris voor de waarnemer onderstreept juist dit aspect.

• Bespreek met de waarnemer hoe op dit moment invulling wordt gegeven aan de verplichting een eigen klachtenregeling en eigen klachtenfunctionaris te hebben en hoe hierover naar patiënten wordt gecommuniceerd (bv. via website/wachtkamer). Wanneer hierin nog een keuze te maken is, geven wij je in overweging om beiden te kiezen voor dezelfde model klachtenregeling en dezelfde geschilleninstantie, zodat je als praktijkhouder en waarnemer de klachten en geschillen op dezelfde manier afhandelt;
• In geval van een klacht over de waarnemer wordt de patiënt verwezen naar de waarnemer;
• In geval van een klacht waarbij naast de waarnemer ook (zorgverleners van) de praktijk betrokken (zijn) is, wordt de klacht in behandeling genomen aan de hand van de klachtenregeling van de praktijk. Dit wordt ook zo geregeld in artikel 5.6 van de Modelovereenkomst praktijkmedewerking;
  Je bent op grond van de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) verplicht om patiënten te informeren over de klachtenprocedure binnen de praktijk. Het is belangrijk dat je patiënten ook informeert als de waarnemer een eigen klachtenregeling heeft. Wij adviseren hierover in ieder geval een bericht te plaatsen op de praktijkwebsite met een link naar de klachtenregeling van de waarnemer. Bekijk onze voorbeeldtekst voor op uw praktijkwebsite. 
• Je bent als praktijkhouder (zorginstelling) eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg die binnen de muren van uw praktijk wordt geleverd. Het is daarom goed afspraken te maken hoe u over de klachten van patiënten over de waarnemer wordt geïnformeerd.

• Wanneer je gebruikmaakt van deze modelovereenkomst voor praktijkmedewerking en zelf nog géén klachtenregeling hebt, moet je dat in ieder geval regelen. Je moet derhalve een keuze maken voor een klachtenregeling. Meer informatie over het model klachtenregeling.
• Wanneer hierin nog een keuze te maken is, geven wij je in overweging om beiden te kiezen voor dezelfde model klachtenregeling en geschilleninstantie, zodat je als praktijkhouder en waarnemer de klachten en geschillen op dezelfde manier afhandelt;
• Voor zover je nog géén eigen klachtenfunctionaris heeft (vaak hebben waarnemers al een aansluiting voor zowel de geschilleninstantie als voor de klachtenfunctionaris), kun je een dergelijke uitbreiding – wanneer je bent aangesloten bij SKGE – eenvoudig regelen door een e-mail te sturen naar info@skge.nl. Heb je ook nog geen verplichte aansluiting bij een geschilleninstantie, dan kun je zowel de aansluiting bij de geschilleninstantie als de klachtenfunctionaris regelen via www.skge.nl. De klachtenfunctionarissen van de SKGE werken met de voormelde model klachtenregeling;
• Zorg ervoor dat de patiënten via de praktijk worden geïnformeerd (bijvoorbeeld op de website van de praktijk) dat je je eigen klachtenregeling hanteert;
• Heb je zelf een website, zorg ervoor dat informatie over de klachtafhandeling vermeld wordt op jouw website. Bekijk de voorbeeldwebsitetekst

• Is er slechts tijdelijk behoefte aan een waarnemer? Bijvoorbeeld bij ziektevervanging? Maak dan gebruik van de overeenkomst van duurwaarneming (langer dan een week) of incidentele waarneming (korter dan een week of losse dagen)

Is er sprake van “vaste waarneming” (géén vervanging en/of niet slechts een tijdelijke behoefte?): Onderzoek of het in de praktijk wel mogelijk is om te voldoen aan de in de overeenkomst voorgeschreven werkwijze, zie daarover vooral meer hieronder onder de vraag: “Betekent dit dus dat de “vaste waarneming” nu zonder enig fiscaal risico mogelijk is?”. Knelt de feitelijke werkwijze met hoe het in de overeenkomst staat? Overweeg dan of andere werkvormen beter aansluiten bij jouw wensen. Zie de keuzewijzers: Zzp’en in de huisartsenzorg

• Helaas hebben wij voor jou géén oplossing wanneer u 1) niet kunt voldoen aan de voorwaarden als beschreven in de overéénkomst én 2) geen van de andere werkvormen passend vindt.

Je kunt de contracten voor incidentele waarneming, duurwaarneming en praktijkmedewerking opmaken met behulp van de contractgenerator van de LHV, zie: LHV-generator voor waarneemcontracten.

Hierin is nuance passend. Het is belangrijk voor de waarnemer en de praktijkhouder om te weten dat de overeenkomst geen garantie biedt dat buiten dienstbetrekking wordt gewerkt. Het betekent dus ook niet dat hiermee het ondernemerschap voor de inkomstenbelasting zeker is gesteld. In de LHV-wijzer Waarnemer blijven in een huisartsenpraktijk gaan wij uitvoerig in op de achtergronden en het afwegingskader.

Verder geldt voor waarnemer en praktijkhouder dat gebruik van de overeenkomst, voor zolang de goedkeuring van de Belastingdienst nog geldig is, tot 30 september 2025, uitsluitend een beroep op gewekt vertrouwen kan worden gedaan. Dat beroep kan alleen worden gedaan als er ook wordt gewerkt op de manier zoals beschreven in de overeenkomst. En daarin schuilt ook meteen een gevaar: wanneer je langdurig met elkaar samenwerkt, ligt het gevaar op de loer dat de oorspronkelijke afspraken uit het oog worden verloren. Bovendien bevat de overeenkomst diverse algemeen geformuleerde bepalingen die in de praktijk mogelijk tóch knellend kunnen zijn wanneer er sprake is van langdurige inzet. Denk daarbij aan:

• Met inachtneming van de zorgplicht als omschreven in artikel 7:401 B.W. verleent de opdrachtnemer de huisartsenzorg zelfstandig en is opdrachtnemer vrij te bepalen op welke wijze de huisartsenzorg wordt verleend (artikel 2.1 overeenkomst);
• Aangezien partijen uitsluitend met elkaar willen contracteren op basis van een overeenkomst van opdracht als bedoeld in artikel 7:400 B.W., verbinden partijen zich ertoe om hun feitelijke gedragingen bij de uitvoering van de huisartsenzorg in overeenstemming te doen zijn met de inhoud en strekking van de overeenkomst teneinde de uitvoering van de wederzijdse contractuele verplichtingen binnen het wettelijk kader van een overeenkomst van opdracht te kunnen uitvoeren (artikel 2.3 overeenkomst);
• De werkzaamheden worden door de opdrachtnemer uitgevoerd voor gemiddeld .. uren per week, te weten op (DAGEN INVULLEN)… . In onderling overleg kan de uitvoering plaatsvinden op andere uren. Opdrachtnemer heeft de bevoegdheid om binnen deze uren zijn spreekuurtijden en visitetijden naar eigen inzicht in te delen (artikel 3.1);
• De opdrachtgever zal zijn patiëntenadministratie ter beschikking stellen aan de opdrachtnemer, die hiervan naar eigen inzicht bij de uitvoering van deze overeenkomst gebruik kan maken (artikel 4.3);
• De opdrachtgever verplicht zich ertoe zich te onthouden van het geven van verplichtende voorschriften met betrekking tot de wijze van gebruik van de praktijk (artikel 4.4);
• Binnen het kader van de gemaakte afspraken ten aanzien van aard en omvang van de opdracht bepaalt de opdrachtnemer zelf, hoe hij zijn werkzaamheden zal verrichten (artikel 5.4).

De vraag is of het altijd haalbaar is om aan deze voorwaarden te voldoen bij een langdurige inzet van een vaste huisarts binnen de praktijk. Je kent zelf als waarnemer of praktijkhouder de feiten binnen jouw praktijk het best en kunt dit zelf het best beoordelen.

In zijn algemeenheid kunnen wij wel aangeven dat je fiscale risico’s ten gevolge van vaste inzet door een zzp-huisarts kunt vermijden door te kiezen voor één van de andere werkvormen: associatie / (mede)praktijkhouderschap, praktijkhouder in loondienst of een dienstverband. Binnen deze vormen is veelal meer mogelijk dan gedacht, raadpleeg hierover de keuzewijzers.

Dit fiscale risico kan ontstaan zodra de handhaving door de Belastingdienst weer wordt opgepakt. Voormelde handhaving is opgeschort tot 1 januari 2025.