Ambassadeursblog: Dé waarnemer

In een reeks blogs vertelt Midden-Nederland ambassadeur Marie Annet Vollebregt meer over de start van haar nulpraktijk en andere zaken.

Voorbereiding

Voor alles is een eerste keer, en zo ook voor het inhuren van een waarnemer.

We hadden besloten om een lang weekend weg te gaan, een combinatie van nadenken over de toekomst en even ontspannen in een andere omgeving. Maar dat betekent wel dat er iemand moet worden ingehuurd om het werk waar te nemen: Een waarnemer dus. Met een praktijk zonder personeel om op terug te vallen was de voorbereiding cruciaal.

We zorgden voor een sleutel, een werktelefoon, inloggegevens voor de systemen die ze nodig zou hebben, een duidelijke uitleg van onze werkwijze, een rondleiding door de praktijk en een bericht op de website en de app.  Alles leek in kannen en kruiken.

Vrijdagochtend vertrokken we. We voelden wel enige spanning, niet omdat we twijfelden aan de kwaliteiten van de waarnemer, maar omdat we de eerste uren telefonisch niet goed bereikbaar zouden zijn. Zonder assistente was er niemand anders op wie ze kan terugvallen. Het eerste appje was positief, alles verliep soepel, het was redelijk rustig, en ook de app beviel goed.

Administratief vehicle

Toen volgde het tweede appje: “Hoe vraag ik een laboratoriumonderzoek aan?”  Iets dat voor ons zo vanzelfsprekend is blijkt niet te werken. Waar onze accounts gekoppeld zijn aan het lab-systeem, blijkt dat de knop voor de waarnemer niet werkte. We belden de helpdesk van ons huisartseninformatiesysteem, zij hadden ook onze aansluiting geregeld. Helaas konden zij ons niet helpen, omdat de koppeling met het lab wordt beheerd door een externe partij. Het advies? Neem contact op met die partij. Het vinden van het juiste telefoonnummer voor die externe partij was al een uitdaging op zich. Toen we hen eindelijk te pakken kregen, bleek dat ook zij ons niet konden helpen. We moesten maar contact opnemen met de hoofdaanbieder van het lab. Na een derde, vierde en zelfs vijfde telefoontje bleek ook die ons niet te kunnen helpen. Wel werd duidelijk dat er per waarnemer vooraf een gepersonaliseerde account diende te worden aangemaakt. Wie deze account dan aan diende te maken werd niet duidelijk.  We gaven het op, gelukkig hebben we altijd de papieren formulieren nog.

Afgezien van dit administratieve vehicle verliep de eerste waarneming goed. Iedereen tevreden.  Zo’n nieuwe praktijk voelt toch ook een beetje als je kind, en het de eerste keer ‘loslaten’ is best spannend. Deze keer is goed gegaan, zeker ook met dank aan een hele fijne assertieve waarnemer, en alhoewel wij niet voornemens zijn op regelmatige basis waarneming in te huren ontkomen ook wij er niet aan dit af en toe te doen. Dan is het fijn om te weten dat het ook in onze ‘net-iets-andere’ praktijk goed te doen is.

3 partijen 1 vinkje?

En tot slot nog een kleine boodschap voor de beleidsmakers: Als we echt de administratieve druk in de zorg willen verlagen, moeten we ook kijken naar de versnippering van verantwoordelijkheden. Dat we bij drie verschillende partijen moeten aankloppen om één simpel vinkje te activeren, is niet alleen onnodig ingewikkeld maar ook een verspilling van kostbare tijd. Dit kan en móet beter.