Tijdelijke uitval in je praktijk

We bedoelen hierbij nadrukkelijk niet dat jijzelf en alle medewerkers nog harder moeten werken en moeten overwerken. Dat wil je juist voorkomen, want daarmee riskeer je overbelasting en uitval van jezelf en de andere medewerkers.

Het gaat hierbij om medewerkers die bij je praktijk in dienst zijn en die soms meer uren zouden willen werken. Inventariseer onder je medewerkers wie dat zijn en onder welke voorwaarden. Denk hierbij ook aan medewerkers die op basis van een oproepcontract (nul-uren contract) aan je praktijk verbonden zijn. Je kunt hierbij ook denken aan bijvoorbeeld een oud-stagiair, een oud-medewerker, of iemand anders die gemakkelijk in jouw praktijk inzetbaar is en wil zijn als het nodig is, maar niet voor een vast aantal uren per week verbonden wil zijn.

Door dit vooraf te inventariseren, weet je gericht bij wie je kunt aankloppen als je een tijdelijk gat te vullen hebt en zijn deze personen ook voorbereid op die vraag.

Denk ook eens aan de inzet van een medewerker in een andere functie die tijdelijk de werkdruk kan verlichten en ondersteuning kan bieden door het overnemen van (deel)taken, bijvoorbeeld de inzet van een baliemedewerker.

Als je dit vooraf bespreekt met andere praktijken, heb je de mogelijkheid om – als het je binnen de eigen praktijk niet lukt om het ontstane gat te vullen – te kijken of er iemand uit de buurt tijdelijk kan inspringen. Dit vraagt natuurlijk om goede afstemming en duidelijke afspraken onderling, maar het biedt ook voordelen. Een voordeel is dat een medewerker al wel bekend is met de omgeving van je praktijk, zoals de andere zorgverleners in de buurt of regio, wat handig is voor verwijzen en afstemmen. Als je bijvoorbeeld regionaal hetzelfde HIS gebruikt, kan een medewerker ook daar gemakkelijk mee uit de voeten. Het vergt natuurlijk wel wat meer begeleiding dan wanneer je een van je eigen medewerkers tijdelijk voor meer uren inzet.

Door dit vooraf te bespreken met andere praktijken, kun je in geval van nood gemakkelijk een beroep doen op de afspraken die je met hen hebt gemaakt en kijken wat er vanuit hen mogelijk is.

Mocht je gebruik maken van medewerkers die ook bij een andere praktijk in dienst zijn, dan krijg je te maken met kosten die je kunt delen. In de toolkit Delen van Personeelskosten lees je hoe dit werkt.

We zien in toenemende mate dat er medewerkers in de huisartsenzorg zijn die zich aanbieden om op zzp-basis te worden ingehuurd, zelfstandig of via een detacheringsbureau. Hier zitten wel risico’s aan. Zo werken doktersassistenten op instructie en aanwijzing van de huisarts. De huisarts is immers eindverantwoordelijk. Daardoor vallen ze niet binnen de definitie van de Belastingdienst dat zzp’ers (opdrachtnemers) zelfstandig van de opdrachtgever (de praktijkhouder) hun functie uitvoeren. Dat brengt het risico met zich mee dat de Belastingdienst dit niet erkent als opdrachtnemerschap, maar de zzp’er ziet als een verkapt dienstverband/werknemer. De huisartsenpraktijk kan dan met naheffing worden geconfronteerd. In 2022 heeft de Belastingdienst ook gesteld dat zij vindt dat een POH-GGZ niet meer als zzp’er kan werken, om diezelfde reden.

Het voordeel van het inhuren van personeel via dergelijke externe organisaties, is dat je eigen praktijkmedewerkers worden ontlast en dat je een grotere potentiële groep mensen hebt die je ad hoc kunt inzetten. Maar deze inhuur brengt wel vaak hoge(re) kosten met zich mee en iemand is vaak niet bekend met de werkwijze in je praktijk en met jouw werkgebied, wat extra begeleiding kan vragen. Hierdoor kun je niet alle werkzaamheden van de uitgevallen persoon overdragen. Je moet daarbij ook duidelijke afspraken maken met de aanbieder van zo’n dienst over verantwoordelijkheden.

Het inhuren van medewerkers via dit soort aanbieders zien wij daarom vooral als een laatste vangnet.

Stel bijvoorbeeld een gezamenlijk reglement ‘Waarnemen bij onverwachte uitval’ op. Denk hierbij aan het formuleren van afspraken over:

• Wijze van ziekmelden (of andere geldige reden voor uitval); bijv. telefonisch of via appgroep;
• Openblijven van de eigen praktijk voor routineklussen door praktijkmedewerkers;
• Afzeggen van afspraken met patiënten die kunnen wachten, te bepalen en regelen door de eigen praktijk van de patiënt;
• Verdelen van spoedgevallen en afspraken die niet kunnen wachten over verschillende praktijken, bijv. op basis van alfabet;
• Inzage in/uitwisseling van patiëntgegevens tijdens waarneming;
• Duur van de waarneming (welke periode wordt volgens deze regeling maximaal voor elkaar waargenomen?);
• Of voor tijdelijke waarneming een vergoeding wordt afgesproken;
• Als de uitgevallen huisarts langdurig uitgevallen blijkt te zijn, maak afspraken over wie dan de waarneming regelt en financiële compensatie;
• Wat te doen met diensten op de huisartsenpost van de uitgevallen huisarts.

Je kunt hierin ook afspraken meenemen over (tijdelijke) geplande afwezigheid die afwijkt van het normale weekrooster:

• Zoals melden van losse afspraken (tandartsbezoek, vergadering extern, etc.) in de appgroep zodat de werkende collega’s op de hoogte zijn van beperkte bezetting;
• Het maken van afspraken over het opstellen van een vakantierooster en een minimum aan vaste huisartsen dat idealiter tegelijk afwezig mag zijn;
• Of er wel/ niet altijd waarneming geregeld moet zijn voor vakantieopvang i.v.m. borging patiëntenzorg.

“Op dit moment hebben we als huisartsenpraktijk te maken met enkele zorgverleners die ziek zijn. Daardoor kan het wat langer duren voordat u iemand van ons aan de telefoon krijgt. Het kan daardoor ook wat langer duren voordat we plek hebben op het spreekuur. We proberen dit zo goed mogelijk op te vangen en we vragen uw begrip hiervoor.

Wist u dat u ook online een vraag kunt stellen aan uw huisarts, herhaalmedicatie kunt aanvragen of een afspraak kunt plannen? Kijk op onze website [webadres noemen] voor meer informatie.

Einde van dit bericht.”