Klachtenwet voor praktijkhouders

Als praktijkhouder ben je volgens de Klachtenwet verplicht om de volgende zaken regelen.

• Zorg dat je een klachtenregeling hebt. Gebruik hiervoor onze model Klachtenregeling.
• Werk met een klachtenfunctionaris. Dit kan in combinatie met het abonnement op de geschilleninstantie.
• Sluit je aan bij een geschilleninstantie. Meer informatie vind je op www.skge.nl.
• Informeer jouw praktijkmedewerkers en patiënten over de klachtenregeling en wat die betekent voor binnenkomende klachten. Gebruik daarvoor onze wachtkamerfolder en standaardtekst voor op de praktijkwebsite.
• Ga antecedenten na van nieuwe medewerkers (vergewisplicht). Doe in het sollicitatieproces bijvoorbeeld navraag bij het BIG-register, voormalig werkgevers of de IGJ.
• Meldt ontslag wegens disfunctioneren bij de IGJ. Als je een overeenkomst met een andere zorgverlener verbreekt wegens ernstig tekortschieten in het functioneren, moet je dit bij de IGJ melden. Dit geldt ook voor een maatschapsovereenkomst.
• Zorg dat je een interne Veilig Incident Melden (VIM)-procedure in de praktijk hebt.
• Informeer patiënten over incidenten die merkbare gevolgen kunnen hebben. En maak daarvan aantekening in het dossier. Beschrijf de aard, toedracht en tijdstip van een incident en de namen van de bij het incident betrokken zorgverlener(s).
• Je hebt een informatieverplichting na overlijden van de patiënt, richting vertegenwoordigers en nabestaanden, als het incident merkbare gevolgen kan hebben gehad. 
• Je moet calamiteiten en alle vormen van geweld – door zorgverleners of een medepatiënt – jegens een patiënt melden bij de IGJ. De instelling – of jij als praktijkhouder – bent verantwoordelijk voor de melding.
• Op verzoek van de patiënt verstrek je informatie over de zorg die je als huisarts zou kunnen verlenen. Over de kwaliteit daarvan, wat jouw tarief is en over de ervaringen van andere patiënten. Dit omvat ook informeren over de werkzaamheid van de behandeling.
• Sluit overeenkomsten met medewerkers die zorg voor jou verlenen. Zie hiervoor de informatie bij waarnemend huisartsen en POH/VS/PA.
• Houdt een Kwaliteitsregister bij. Hierin noteer je incidenten, calamiteiten en klachten die betrekking hebben op het handelen of nalaten binnen jouw praktijk. Dit overzicht moet je tenminste 5 jaar bewaren, maar na uiterlijk 2 jaar anonimiseren. Het bijhouden van incidenten, calamiteiten en klachten kan jou en jouw medewerkers ook helpen reflecteren op eigen handelen, bijvoorbeeld in toetsgroepverband.
• Zorgverleners binnen jouw praktijk moeten invloed kunnen uitoefenen op het zorginhoudelijk beleid en de wijze van zorgverlening. Hoe invloed moet worden uitgeoefend is niet precies vastgelegd. Als praktijkhouder ben je vaak zelf zorgverlener en stem je al veel af met het overige personeel, waardoor dit binnen huisartsenpraktijken al goed geregeld is.