Alles gaat in de juiste volgorde

Door het toepassen van de LEAN-methode zijn huisarts Manda van de Ven en haar collega’s beter bereikbaar en meer beschikbaar voor patiënten. Alles heeft een vaste plek in de duopraktijk, alles gaat in de juiste volgorde.

Wat is jullie oplossing?

“Als je het gevoel hebt dat je de hele dag loopt te rennen en dat alles je overkomt, dan is LEAN echt een oplossing. Zo hebben wij het ervaren. De kern van LEAN is dat je alles zo efficiënt mogelijk inricht, met zo weinig mogelijk verspilling in tijd, spullen en dus kosten. Alles heeft een vaste plek, alles gaat in de juiste volgorde.

In 2013 hebben we met ons hele team een workshop gevolgd. We zijn begonnen om de hele praktijk en het voorraadbeheer LEAN in te richten en hebben vervolgens onze processen bekeken.

Het doel is dat we patiënten beter en sneller helpen. Als een patiënt bijvoorbeeld belt voor de uitslag van een onderzoek, krijgt die patiënt meteen antwoord en is ook meteen duidelijk wat het eventuele advies of beleid is. Dat scheelt niet alleen heen en weer gebel, de patiënt blijft ook niet langer in onzekerheid dan nodig is. Zo hebben we dat ook voor andere processen geregeld. We hebben bijvoorbeeld het hele proces van postverwerking doorgenomen en verbeterd, waardoor we veel tijd besparen.”

Door LEAN te werken, hebben we tijd voor innovaties

Wat levert het op?

“Rust. Zowel voor patiënten als voor medewerkers. We zijn beter bereikbaar en meer beschikbaar voor patiënten. En het levert ons en onze medewerkers veel werkplezier op. Talent van medewerkers wordt ook beter benut, we zijn meer één team geworden en hebben een duidelijk, gezamenlijk doel. Daardoor kunnen we effectief meer tijd aan patiëntenzorg besteden en hebben we nu ook tijd voor innovaties. Als een project of idee bij onze missie en visie past, kunnen we het gewoon inpassen. We doen geregeld mee aan pilotprojecten.

Of LEAN geen strak keurslijf is? Dat valt heus mee. Je hoeft echt geen heel ordelijk type te zijn. Het is voor iedereen makkelijk dat spullen hun vaste plek hebben, zeker als je je spreekkamer met anderen deelt.”

Zijn er uitdagingen of dingen die beter kunnen?

“Eén keer in de vier tot zes weken hebben we een gezamenlijk werkoverleg, waarin we ook bespreken wat er beter kan. Dat kan gaan over het inleveren van urinepotjes, maar ook over de financiële administratie of de postverwerking. Vaak gaat het om oplossingen voor wat wij ‘potverdorie-momenten’ noemen. Er gaat iets mis of bíjna mis, en dan denk je: potverdorie, dat zou toch beter moeten kunnen. De kunst is dat je even goed doordenkt over dingen. Dat je zaken goed regelt in plaats van maar weer een ad-hoc oplossing toe te passen.”

Is het een structurele oplossing, ook financieel? 

“In het begin kost het je natuurlijk tijd om de LEAN-manier van denken en werken te implementeren, maar daarna levert het je tijd op. Hoeveel precies is moeilijk te zeggen, maar sinds wij LEAN toepassen, ben ik aan het eind van de middag klaar. Voor die tijd nam ik de post mee naar huis en zat die ’s avonds op de bank nog door te nemen, nu hoeft dat dus niet meer. Mijn collega en ik hebben allebei een dagdeel gereserveerd voor administratie en dat is het.

Ik vind LEAN een fantastische werkmethode die ik iedereen kan aanbevelen. Heel veel mensen zouden er iets aan kunnen hebben in hun vak. In zorginstellingen en ziekenhuizen bijvoorbeeld zou de LEAN-aanpak ook geweldig helpen om tijd en rust te creëren.”

Vanuit de LHV

Cursussen Lean werken (deel 1 en 2) en Lean coach 

Lean werken helpt huisartsen en het praktijkteam zich te richten op hoofdzaken in de praktijkvoering: wat voegt écht waarde toe? Het gaat om procesverbetering als normaal onderdeel van het werk, waarbij elke medewerker verantwoordelijk is voor het eigen handelen. Gevolg? Meer uitdaging, plezier en productiviteit. De LHV Academie biedt vier cursussen aan over de LEAN-methode.