Alles loopt soepeler

De administratieve processen zijn beter geregeld in de praktijk van huisarts Kitty Bron. De voorraad is altijd op orde. Verwijsbrieven en herhaalrecepten liggen op tijd klaar. En de welkomstboodschap van het antwoordapparaat meldt dat afspraken alleen voor de lopende week kunnen worden gemaakt.

Wat is jullie oplossing?

“De praktijk wordt steeds drukker. Omdat we wilden weten wat we er zelf aan konden doen om de werkdruk te verminderen, hebben we met alle medewerkers de cursus LEAN gevolgd. De belofte was dat LEAN ons tijd zou opleveren. En inderdaad: we hebben er echt baat bij. Ik kan niet zeggen hoeveel tijd we er precies mee hebben gewonnen, maar alles loopt gewoon beter en de onderlinge samenwerking ook.

Door de cursus ga je anders naar zaken kijken. Als we nu tegen iets aanlopen, kijken we hoe we dat beter kunnen organiseren. Het afgelopen jaar hebben we heel wat processen verbeterd. Het voorraadbeheer bijvoorbeeld is een stuk efficiënter en beter geworden.

Ook gaan we beter met telefoontjes om. Het scheelt veel tijd als je telefoontjes van patiënten in één keer afhandelt of als patiënten bij het afluisteren van de welkomstboodschap al antwoord krijgen op hun vraag.”

LEAN werken vermindert het gevoel van druk

Wat levert het op?

“Alles loopt soepeler. Ik kan niet één specifiek ding benoemen, het zit overal in. De assistentes merken dat nog het meest. De administratieve processen zijn beter geregeld. Verwijsbrieven en herhaalrecepten bijvoorbeeld liggen nu altijd op tijd klaar. We krijgen dus minder klachten van patiënten. De voorraad is altijd op orde. Alles heeft zijn vaste plek, zodat we niet meer hoeven zoeken en ook minder heen en weer lopen.

We hebben heel veel troep weggegooid, waardoor alles overzichtelijk is geworden.En we melden al in de welkomstboodschap van het antwoordapparaat dat afspraken alleen voor de lopende week kunnen worden gemaakt, dus niet voor de komende week. Dat hoeven assistentes nu niet steeds weer uit te leggen. Doordat de assistentes meer rust ervaren, kunnen wij als huisartsen hen makkelijker vragen om iets tussendoor te doen. Dat maakt het werk voor ons ook weer prettiger.”

Zijn er uitdagingen of dingen die beter kunnen?

“Het LEAN werken heeft het gevoel van druk verminderd. Bij vernieuwingen of veranderingen bedenken we meteen hoe we dat het handigst kunnen organiseren. Tegelijkertijd merken we ook dat de zorgbehoefte van patiënten toeneemt. Onze praktijk telt veel ouderen die langer thuis wonen en dus steeds meer zorg vragen. Er zijn nogal wat patiënten met psychische problemen die door de wachtlijsten voor de ggz op onze zorg zijn aangewezen. Zelfs jonge mensen komen sneller naar de huisarts omdat ze geen netwerk hebben om hun vragen mee te bespreken.

De tijd die we hebben gewonnen met LEAN, wordt dus meteen al weer gevuld. Ik denk dat we ermee moeten leren omgaan. Het hoort bij deze tijd. En er zit zeker ook een persoonsgebonden factor in de beleving van werkdruk. Je moet er zelf voor zorgen dat je voldoende tijd neemt om te lunchen en koffie te drinken.”

Is het een structurele oplossing, ook financieel? 

“De invoering van LEAN kost in het begin vooral tijd en ook wat geld. Alle medewerkers hebben de LEAN-cursus gedaan. Die cursus zorgt ervoor dat iedereen achter de methode staat en zich ervoor wil inzetten. Dat bereik je niet door alleen een boek over LEAN te lezen.

Qua inrichting hebben we enkele zaken aangepast. We hebben de spreekkamers bijvoorbeeld op dezelfde manier ingericht en daarvoor wat extra instrumentarium aangeschaft. In elke spreekkamer staat nu ook een papierversnipperaar. Verder hebben we minstens vier middagen nodig gehad om de praktijk te herordenen, spullen op te ruimen en het voorraadbeheer opnieuw in te richten. Maar dat hoeft slechts één keer, daarna heb je er steeds weer plezier van.”

Vanuit de LHV

Cursussen Lean werken (deel 1 en 2) en Lean coach 

Lean werken helpt huisartsen en het praktijkteam zich te richten op hoofdzaken in de praktijkvoering: wat voegt écht waarde toe? Het gaat om procesverbetering als normaal onderdeel van het werk, waarbij elke medewerker verantwoordelijk is voor het eigen handelen. Gevolg? Meer uitdaging, plezier en productiviteit. De LHV Academie biedt vier cursussen aan over de LEAN-methode.