Materialen, inrichting en processen beter organiseren

Het AHA-moment: je beseft dat het efficiënter kan. Telkens wanneer huisarts Ingrid Hummelen ergens tegenaan loopt, denkt ze: zou dit handiger kunnen? LEAN geeft tijd en rust omdat je minder heen en weer loopt, je niet hoeft te zoeken en je geen overbodige dingen doet.

Wat is jullie oplossing?

“Onze praktijk is onderdeel van een geïntegreerd eerstelijnscentrum. Er gebeurt altijd van alles en er komt steeds meer werk bij. Daarom vroegen we ons af of we dingen anders, efficiënter zouden kunnen doen. Hoe kunnen we processen zo organiseren dat we tijd besparen en de patiënt centraal stellen? De LEAN-methode bleek ons te kunnen helpen.

LEAN is een systematiek van denken, met als doel verspilling van tijd en materialen tegen te gaan. Als je een consult hebt van 10 minuten, wil je al die tijd aan de patiënt kunnen besteden. Daarom zorg je er bijvoorbeeld voor dat alle benodigde spullen of formulieren klaar liggen. Alles heeft een vaste plek, aangegeven met een foto. Dat is makkelijk als je een kamer deelt met anderen. Als de voorraad formulieren of oordopjes bijna op is, kom je vanzelf een geplastificeerde kaart tegen die aangeeft dat je moet bijbestellen. Die kaart leg je in het bakje van de assistente, die vervolgens de voorraad op tijd bijvult.

Het begint bij het LEAN organiseren van materialen en inrichting, daarna kijk je naar processen. Zit daar tijdverspilling in die we kunnen oplossen door zaken beter te organiseren? Een voorbeeld: in de tijd van de griepprik krijgen we veel telefoontjes. Als de assistentes merken dat ze vaak dezelfde vraag krijgen, zetten ze die bij de frequently asked questions op de website. Patiënten die bellen krijgen in de welkomstboodschap al te horen dat veel vragen over de griepprik op de website staan.”

Frequently asked questions staan op de website

Wat levert het op?

“LEAN levert iedereen tijd en rust op. Je loopt minder heen en weer, je hoeft niet te zoeken, je doet geen overbodige dingen. Elke keer als je tegen iets aanloopt, denk je: zou dit handiger kunnen? Wij noemen dat het AHA-moment: je beseft dat het efficiënter kan. Bijvoorbeeld in combinatie met een Veilig Incident Melding. Wat kun je doen om te voorkomen dat zo’n incident nog eens gebeurt? Het zijn meestal geen enorme veranderingen, maar door consequent te kijken of het LEAN kan, bespaar je tijd. Al zou het maar twee minuten per persoon per dag zijn, dat is in onze praktijk met 15 medewerkers toch al een half uur.

Ik weet zeker dat de patiënten er ook baat bij hebben. Het streven is bijvoorbeeld dat we patiënten in één keer goed helpen. Als ze bellen voor een bloeduitslag, krijgen ze die meteen te horen. Dat voorkomt terugbellen en dat scheelt de patiënt en onszelf tijd.”

Zijn er uitdagingen of dingen die beter kunnen?

“LEAN is een proces dat niet meer ophoudt, je blijft continu verbeteren. Soms gaat het om grote dingen die de hele praktijkvoering raken, soms gaat het om kleine dingen, zoals het opruimen van overbodige spullen. Waarom zou je tien pennen hebben, als twee voldoende zijn? Hoe minder je ervan hebt, hoe minder je dingen kwijtraakt.”

Vanuit de LHV

Cursussen Lean werken (deel 1 en 2) en Lean coach 

Lean werken helpt huisartsen en het praktijkteam zich te richten op hoofdzaken in de praktijkvoering: wat voegt écht waarde toe? Het gaat om procesverbetering als normaal onderdeel van het werk, waarbij elke medewerker verantwoordelijk is voor het eigen handelen. Gevolg? Meer uitdaging, plezier en productiviteit. De LHV Academie biedt vier cursussen aan over de LEAN-methode.