Verplichting Belastingdienst tot aanleveren gegevens over inhuur van derden (renseigneringsplicht)

Als je geen gegevens hebt aangeleverd, maar wel uitstel hebt aangevraagd, dan gaat de Belastingdienst contact met je opnemen, zo hebben ze aan ons gemeld, om te kijken welke gegevens er dan wel en wanneer kunnen worden aangeleverd.

Als je nog geen gegevens hebt aangeleverd en ook geen uitstel hebt aangevraagd, dan kun je alsnog uitstel aanvragen. Dat kun je doen door een beknopt uitstelverzoek te richten aan je lokale belastinginspecteur, waarin je kort formuleert waarom je uitstel vraagt.

Bijvoorbeeld met de tekst: “Hierbij verzoek ik als inhoudingsplichtige om uitstel voor het aanleveren van de gegevens over Uitbetaalde Bedragen aan Derden zoals geregeld in artikel 22a van het Uitvoeringsbesluit Inkomstenbelasting 2001. Het is mij nog niet gelukt om alle benodigde gegevens te verzamelen, omdat ik hierbij afhankelijk ben van derden. Graag wil ik uitstel tot X-X-2023”.

Het maakt uit of je inhoudingsplichtige bent of niet-inhoudingsplichtige. Je bent inhoudingsplichtige als je een loonheffingennummer hebt en aangifte loonheffingen doet. In de huisartsenzorg zijn dat huisartsenpraktijken met personeel in dienst.

Voor niet-inhoudingsplichtigen geldt ook wel een renseigneringsverplichting, maar dan is de voorwaarde, onder andere, dat je uitbetalingen moet melden aan derden die géén ondernemer zijn. In dat geval vallen betalingen aan waarnemend huisartsen er over het algemeen niet onder, omdat veruit de meeste waarnemers als zzp’er wel als ondernemer kwalificeren. Bij niet-inhoudingsplichtigen mag niet het BSN worden aangeleverd van de derde aan wie je een uitbetaling hebt gedaan.

De betalingen die gemeld moeten worden, zijn de betalingen die je als inhoudingsplichtige praktijkhouder hebt gedaan aan derden die aan jou factureerden zonder BTW (bijvoorbeeld omdat de medische vrijstelling of de KOR van toepassing is). Het gaat in de huisartsenzorg dan veelal om betalingen aan waarnemend huisartsen en personeel op zzp-basis.

Hoe de BTW vermeld is op de factuur, maakt daarin niet uit (“0% BTW” vermelden op de factuur geldt hierin hetzelfde als BTW helemaal niet vermelden).

Het maakt ook niet uit hoe groot de opdracht is, wat de hoogte van het uitbetaalde bedrag is en of er wel of geen overeenkomst van opdracht is afgesloten. Dus ook als de werkzaamheden op basis van een mondelinge afspraak zijn uitgevoerd, geldt deze verplichting tot melden.

Om te bepalen of de betaling voor een ANW-dienst hier ook onder valt, moet je eerst kijken door wie de uitbetaling is gedaan. Is de ANW-dienst betaald door een inhoudingsplichtige, dan wel. Als de ANW-dienst is betaald door een niet-inhoudingsplichtige, dan niet.

Als de waarnemend huisarts voor de overgenomen dienst wordt betaald door de praktijk (die in veel gevallen als inhoudingsplichtige zal kwalificeren), geldt waarschijnlijk inderdaad de renseigneringsverplichting. De praktijkhouder moet deze uitbetaling dan melden aan de Belastingdienst.

Als de waarnemer voor de overgenomen dienst wordt betaald buiten de praktijk om, bijvoorbeeld door de individuele huisarts, dan moet je kijken of de individuele huisarts ook als inhoudingsplichtige geldt. In de meeste gevallen zal dat niet zo zijn, omdat de individuele huisarts geen loonheffingsnummer heeft en aangifte loonheffing doet (dat gebeurt vanuit de praktijk, niet de individuele huisarts).  In dat geval hoef je de uitbetaling niet te melden.

Per persoon die je hebt ingehuurd, waarbij er geen BTW in rekening is gebracht, moet je de volgende gegevens aanleveren:

• het bedrag dat je hebt uitbetaald (per betaling)
• de datum waarop je hebt uitbetaald
• naam, adres, geboortedatum en BSN van de persoon aan wie je hebt uitbetaalt.

De verplichting wordt opgelegd aan praktijken/praktijkhouders. Maar of zij aan deze verplichting kunnen voldoen, is afhankelijk van de medewerking van waarnemend huisartsen om de gevraagde gegevens aan te leveren. De praktijkhouder heeft een wettelijke grondslag om bij ingehuurde waarnemers de gegevens op te vragen. Waarnemers zijn op grond van de wet (artikel 47B AWR) verplicht om medewerking daaraan te verlenen, waar het om de verstrekking van het BSN gaat. De Belastingdienst heeft ons gemeld dat als je het BSN niet verstrekt aan degene die jou heeft uitbetaald, dat de Belastinginspecteur een sanctie kan opleggen in de vorm van een bestuurlijke boete.

De Belastingdienst stelt dat als de uitbetaler (de praktijkhouder) niet aan de verplichting voldoet en de Belastingdienst dit constateert, dat zij dan een civiele procedure met mogelijk een dwangsom kan starten. Uit art. 68 AWR of art. 69 AWR volgt dan dat een strafrechtelijke sanctie in het uiterste geval hechtenis of een geldboete kan zijn. Voor de waarnemer (de derde aan wie is uitbetaald) geldt dat als deze niet voldoet aan de vraag om het BSN te verstrekken aan de praktijkhouder/uitbetaler, de Belastinginspecteur op grond van art. 67ca AWR en het Besluit Bestuurlijke Boeten Belastingdienst een verzuimboete kan opleggen.

Bij deze verplichting moeten inhoudingsplichtigen ook gevoelige persoonsgegevens, zoals het BSN, verzamelen en aanleveren. Voor privacygevoelige gegevens gelden strenge regels over het uitwisselen en bewaren. De bewaartermijn van deze gegevens is 7 jaar na afloop van het belastingjaar. Het valt namelijk onder je financiële administratie.

Het is belangrijk dat je met persoonsgegevens zo zorgvuldig mogelijk omgaat, net zoals je dat met patiëntgegevens en personeelsgegevens zou doen. Dat betekent dat je de gegevens zo beveiligd en vertrouwelijk mogelijk behandeld.

Ben je waarnemend huisarts en krijg je van een praktijk een verzoek om je gegevens aan te leveren? We adviseren je om dat dan via een beveiligde e-mailtoepassing te doen of een veilige messengertoepassing (zoals Siilo). Heb je zelf niet direct toegang tot een programma voor beveiligde mail, vraag dan de praktijkhouder die jou om je gegevens vraagt om dat verzoek via zijn/haar veilige e-mailtoepassing naar jou te sturen. Dan kun je via die toepassing de gegevens aanleveren. 

Ben je praktijkhouder en vraag je gegevens uit bij derden die jij hebt ingehuurd? Doe dat dan met een beveiligde e-mailtoepassing of een veilige messengertoepassing (zoals Siilo). Op deze pagina lees je meer over veilig e-mailen. De gegevens die je verzamelt, moet je vervolgens veilig bewaren. Dat betekent dat je moet zorgen dat deze gegevens niet door anderen in de praktijk kunnen worden ingezien en dat je ze in een beveiligde omgeving bewaart. Uiteraard mag je de gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor je ze verzamelt, dus voor de melding bij de Belastingdienst, niet voor andere doeleinden.

Als praktijkhouder heb je een vergewisplicht. Deze is vormvrij. Wettelijk gezien mag je de waarnemend huisarts vragen om een identiteitsbewijs te tonen, maar daarvoor hoef je géén kopie van het ID te hebben. Als waarnemend huisarts hoef je dus geen kopie op te sturen. Het is voldoende om het te laten zien. We adviseren praktijkhouders om af te wegen of deze check echt nodig is.

Werk je met gedeeld personeel met verschillende praktijken als gezamenlijk werkgevers in een POT-constructie? Dan dien je gezamenlijk vanuit de POT aan de verplichting te voldoen als de POT inhoudingsplichtige is. Bij twijfel hierover adviseren wij dit op te nemen met jouw accountant/financieel-adviseur en zo nodig de plaatselijke belastinginspecteur.  

Bij het melden bij de Belastingdienst loop je als POT mogelijk tegen problemen aan. In het verleden was het met de POT niet mogelijk om eHerkenning aan te vragen, dat je nodig hebt voor het gegevensportaal van de Belasting (omdat de POT geen eigen KvK-inschrijving heeft, wat wij of afraden vanwege de mogelijk gevolgen voor BTW-heffing die aan KvK-inschrijving hangen). Inmiddels is het alleen voor communicatie met de Belastingdienst mogelijk eHerkenning aan de vragen zonder KvK-inschrijving. Meer informatie hierover vind je via de volgende link: eHerkenning | EH3 zonder KVK-nummer.

Naar ons inzicht is in deze situatie de renseigneringsplicht niet van toepassing, ondanks het feit dat de verzoekende organisatie (mogelijk) kwalificeert als inhoudingsplichtige uitbetaler en jij hebt gefactureerd zonder BTW.

Bij de renseigneringsplicht draait het om uitbetalingen aan personen die niet in dienstbetrekking zijn bij de uitbetalende organisatie (bijvoorbeeld zzp’ers). Die formulering veronderstelt dat er wel enige vorm van een arbeidsrelatie moet zijn. Als je informatie verstrekt aan een organisatie, voldoet dat niet daaraan. Dan lever je slechts een incidentele “dienst” aan de uitbetalende organisatie en werk je bovendien niet binnen die organisatie.